Skip to main content

Hướng dẫn tạo Packing List cho khách hàng bằng chức năng map thông tin khách hàng vào đơn hàng

Mô tả: Tài liệu mô tả toàn bộ luồng nghiệp vụ của module Packing List cho khách hàng — từ trang danh sách, liên kết thông tin khách hàng với đơn hàng, tạo và chỉnh sửa Packing List, đến book ship.
Hướng dẫn: Video hướng dẫn
Các đơn hàng có thể map với khách hàng: Đơn hàng múi, đơn hàng SA, đơn hàng khách hàng.
URL Packing List cho khách hàng: Danh sách Packing List cho khách hàng

Mục lục

I. Trang danh sách Packing List cho khách hàng

Trang danh sách là điểm khởi đầu của toàn bộ module. Giao diện chia làm 2 khu vực chính: khu vực tìm kiếm & lọc dữ liệu, và danh sách các thẻ Packing List.

1. Tìm kiếm và lọc dữ liệu

Ô tìm kiếm tự do — hỗ trợ tìm kiếm theo các trường:

  • Mã Packing List / Invoice
  • Tên công ty / địa chri Shipper
  • Tên người nhận / công ty / địa chỉ Consignee
  • Mã / Tên đơn hàng
  • Người tạo Packing List
  • Khách hàng (tên và địa chỉ)

Bộ lọc trạng thái — dạng dropdown, các giá trị:

Giá trị Ý nghĩa
Chưa đặt ship Packing List chưa được book với FedEx
Đã đặt ship Đã book và có Tracking Code
Đang ship Hàng đang trên đường vận chuyển
Đã nhận hàng Người nhận đã ký nhận hàng

Bộ lọc Shipper — lọc theo chi nhánh gửi hàng.

2. Danh sách các thẻ Packing List cho khách hàng

Mỗi dòng Packing List cho khách hàng hiển thị các thông tin:

  • Số invoice (Khi PL cho khách hàng được tạo từ map đơn hàng, số invoice không tự sinh, cần cập nhật)
  • Mã Packing List ( phía dưới số invoice, có cỡ chữ nhỏ hơn, tự sinh sau khi map đơn hàng với khách hàng)
  • Khách hàng ( bao gồm Tên và địa chỉ)
  • Tổng số thùng
  • Người gửi (Shipper theo chi nhánh)
  • Ngày gửi
  • Ngày giao hàng dự kiến
  • Mã tracking FedEx ( nếu đã book ship mới có mã này, nếu chưa có mã thì để trống)
  • Đơn vị vận chuyển (Nếu chưa chọn thì để trống)
  • Tình trạng (Chưa tạo ship, Đã tạo ship, Đang vận chuyển, Đã nhận hàng)

Người dùng được phép chọn số lượng bản ghi hiển thị trên mỗi trang (paginate).

3. Hành vi điều hướng từ danh sách

Khi nhấn vào số Invoice hoặc mã Packing List:

Điều kiện Hành vi
Người dùng là người tạo + chưa tạo ship + chưa xuất kho Mở giao diện chỉnh sửa
Đã tạo ship hoặc đã xuất kho Mở giao diện chỉ xem
Người dùng đăng nhập không phải người tạo Mở giao diện chỉ xem

II. Tiền đề — Liên kết thông tin khách hàng với đơn hàng

Trước khi tạo Packing List cho khách hàng, thông tin người nhận (Consignee) và đơn hàng cần được liên kết thông qua chức năng "Thông tin khách hàng" trên danh sách đơn hàng. Dữ liệu này sẽ được map tự động vào Packing List cho khách hàng và không thể chỉnh sửa thủ công.

1. Điều kiện truy cập

  • Người dùng phải có quyền Chỉnh sửa trên trang danh sách đơn hàng
  • Áp dụng cho các loại đơn hàng đã duyệt: Múi / SA / Đơn hàng khách hàng
  • Truy cập: Menu thao tác của từng đơn hàng → chọn "Thông tin khách hàng"

2. Tạo khách hàng

Trong modal Danh sách khách hàng, nhấn nút Thêm khách hàng để mở form tạo mới. Điền Tên khách hàng (bắt buộc, tối đa 255 ký tự), sau đó thêm ít nhất một người nhận bằng nút Thêm người nhận.

Mỗi người nhận gồm các trường bắt buộc:

Trường Ràng buộc
Tên người nhận Tối đa 255 ký tự; nếu chỉ có 1 người nhận, hệ thống tự đề xuất theo tên khách hàng
Địa chỉ giao hàng Duy nhất trong cùng 1 khách hàng, tối đa 255 ký tự
Số điện thoại Đúng định dạng (cho phép dấu +), tối đa 20 ký tự
Email Đúng định dạng local-part@domain, tối đa 255 ký tự

Lưu ý: Từ người nhận thứ 2 trở đi, hệ thống không còn tự đề xuất tên người nhận nữa.

Nhấn Lưu để hoàn tất — khách hàng mới sẽ xuất hiện ngay trong danh sách. Nhấn Hủy để thoát mà không lưu.

3. Luồng chọn khách hàng và người nhận

Modal Danh sách khách hàng cho phép:

  • Tìm kiếm khách hàng theo tên / địa chỉ / email / số điện thoại
  • Tạo khách hàng mới với nhiều người nhận
  • Chọn khách hàng hoặc người nhận cụ thể

Logic lựa chọn:

Cách chọn Kết quả hiển thị trong modal liên kết
Chọn toàn bộ khách hàng Nhiều dòng — mỗi dòng tương ứng 1 người nhận trong nhóm
Chọn người nhận cụ thể 1 dòng duy nhất của người nhận đó

Có thể chọn nhiều người nhận từ nhiều nhóm khách hàng khác nhau.

Ràng buộc khi tạo / chỉnh sửa khách hàng:

Trường Bắt buộc Ràng buộc
Tên khách hàng ✅ Duy nhất trong toàn bộ dữ liệu khách hàng, tối đa 255 ký tự
Tên người nhận ✅ Tối đa 255 ký tự; nếu chỉ có 1 người nhận, hệ thống đề xuất theo tên khách hàng
Địa chỉ giao hàng ✅ Duy nhất trong cùng 1 khách hàng, tối đa 255 ký tự
Số điện thoại ✅ Đúng định dạng (cho phép dấu +), tối đa 20 ký tự
Email ✅ Đúng định dạng local-part@domain, tối đa 255 ký tự

4. Nhập thông tin giao hàng

Sau khi xác nhận chọn từ modal Danh sách khách hàng, mỗi thẻ người nhận cần điền:

Trường Loại Bắt buộc Ràng buộc
Người giao hàng Select ✅ Không được để trống
Số lượng giao hàng Nhập tay ✅ Số nguyên dương > 0, tối đa 12 chữ số
Ngày giao hàng dự kiến Date picker ✅ Không được là ngày quá khứ

5. Lưu liên kết

  • Nhấn Lưu → hệ thống kiểm tra validation và lưu dữ liệu liên kết
  • Dữ liệu liên kết có thể xem lại hoặc cập nhật bất kỳ lúc nào khi mở lại modal
  • Dữ liệu này là nền tảng để tạo Packing List cho khách hàng

Kết quả sau khi lưu:

  • Hệ thống tự động tạo Packing List cho khách hàng với các dữ liệu đang có: thông tin người gửi (Shipper), thông tin người nhận (Consignee), tab Hàng hóa sẽ có các đơn hàng được map và số lượng tương ứng.
  • Điều kiện để các đơn hàng gộp chung vào 1 Packing List cho khách hàng: cùng khách hàng (cùng địa chỉ), cùng ngày nhận, cùng nơi ship — mỗi đơn hàng sẽ nằm trong một thùng riêng lẻ.

Khi xóa liên kết khách hàng khỏi đơn hàng:

Trường hợp Hành vi hệ thống
Chưa từng bookship Hiển thị modal confirm, cảnh báo thông tin khách hàng sẽ bị xóa khỏi Danh sách người nhận của tất cả đơn hàng liên quan
Đã từng bookship Không cho phép xóa
Xác nhận xóa Xóa map → xóa luôn Packing List tương ứng

III. Tạo và chỉnh sửa Packing List cho khách hàng

1. Truy cập chức năng

  • Chỉnh sửa: Nhấn vào invoice no hoặc mã Packing list cho khách hàng trên từng dòng trong danh sách (khi tạo Packing List cho khách hàng bằng phương pháp map thông tin khách hàng vào đơn hàng thì lúc này chưa có invoice no, chỉ có thể nhấn vào mã để mở giao diện chỉnh sửa)

Tài khoản phải được cấp quyền Chỉnh sửa để thực hiện thao tác này.

2. Tab Thông tin chung

Trường Bắt buộc Ghi chú
Số Invoice ✅
Ngày gửi hàng ✅ Không được chọn ngày quá khứ
Shipper (Người gửi) ✅ Tự điền từ dữ liệu map
Consignee (Người nhận) ✅ khi báo giá Tự điền từ dữ liệu map
Notify (Đơn vị thông báo) ❌ Bật "Dùng Consignee" để sao chép toàn bộ thông tin từ Consignee hoặc tự chọn trên giao diện
Phương thức vận chuyển ✅

3. Tab Hàng hóa

Bắt buộc khi báo giá hoặc có chỉnh sửa.

Cấu trúc: Packing List → Thùng → Đơn hàng

  • Nhấn + Thêm thùng để tạo thùng mới
  • Trong mỗi thùng, nhấn + Thêm đơn hàng để chọn đơn hàng

Trường bắt buộc cho mỗi thùng:

Trường Bắt buộc Ghi chú
Mã SKU ✅
Số lượng ✅ Phải > 0
N.W (Trọng lượng tịnh) ✅ Tự động tính, có thể chỉnh sửa
G.W (Trọng lượng cả bì) ✅ Tự động tính, có thể chỉnh sửa
Kích thước (D × R × C) ✅ Phải > 0
Tổng SL / Tổng N.W / Tổng G.W / CBM 🔒 Khóa Tự động tính, không chỉnh sửa được

Công thức tính tự động:

N.W  = Tổng SL đơn hàng trong thùng × 0.08
G.W  = N.W + 2
CBM  = (W × L × H) / 1,000,000 × (TO - FROM + 1)

Ràng buộc đơn hàng trong thùng:

Điều kiện Số đơn hàng cho phép trong thùng
FROM = TO Nhiều đơn hàng (không được trùng nhau)
FROM ≠ TO Chỉ 1 đơn hàng duy nhất

Quyền chỉnh sửa tab Hàng hóa theo trạng thái:

Trạng thái Quyền
Chưa nhập kho Chỉnh sửa toàn bộ
Đã nhập kho / phân loại Chỉ được thêm đơn hàng mới; không sửa đơn hàng cũ
Đã xuất kho Không được phép chỉnh sửa

4. Tab Hải quan

Bắt buộc khi Quốc gia người gửi ≠ Quốc gia người nhận. Nếu cùng quốc gia, có thể bỏ qua.

Chọn bên thanh toán thuế:

Option Yêu cầu thêm
Sender Không
Recipient Không
Third Party Bắt buộc nhập Account Number (chỉ số) và Mã số thuế (không bắt buộc)

Thông tin khai báo hàng hóa:

Trường Bắt buộc
Mô tả hàng hóa ✅
Nước sản xuất ✅
Trọng lượng (KG/LB...) ✅
Số lượng ✅
Giá trị hải quan (VND, USD...) ❌
HS Code ❌

⚠️ Tổng số lượng khai báo hải quan phải bằng đúng tổng số lượng ở tab Hàng hóa.

IV. Báo giá và Book Ship

  1. Sau khi điền đầy đủ và hợp lệ cả 3 tab → nhấn Báo giá
  2. Hệ thống kết nối và trả về các gói cước (VD: FedEx International Economy, FedEx Priority...)
  3. Chọn gói cước phù hợp → nhấn Xác nhận lựa chọn
  4. Hệ thống tự động booking → sinh Tracking Code → cập nhật trạng thái "Đã tạo ship"
  5. Toàn bộ Packing List bị khóa cứng — không cho phép chỉnh sửa bất kỳ thông tin nào nữa
    Chi tiết quá trình thực hiện: Hướng dẫn báo giá

V. Quy tắc khóa dữ liệu

Loại khóa Điều kiện kích hoạt Phạm vi
Khóa thông tin map Ngay khi dữ liệu được map tự động Consignee, Shipper, đơn hàng, số lượng
Khóa trường tính toán Luôn luôn Tổng SL, Tổng N.W, Tổng G.W, CBM
Khóa chỉnh sửa đơn hàng Đơn hàng đã nhập kho hoặc phân loại Thông tin đơn hàng trong thùng
Khóa toàn bộ Packing List Đã book ship hoặc đã xuất kho Tất cả dữ liệu

Các trường hợp cập nhật sau khi map

Hành động Kết quả
Xóa map Xóa Packing List tương ứng
Cập nhật thông tin map Cập nhật thông tin khách hàng trong Packing List
Đã map Không cho chỉnh sửa thông tin khách hàng trực tiếp (tạm khóa)
Tạo Packing List thủ công Không tạo map KH với đơn hàng

Khóa theo luồng xuất kho

  • Xuất kho PL hoặc đã bookship → toàn bộ PL bị khóa
  • Nếu PL B có PL C: khi xuất kho PL B → khóa chỉnh sửa cả 2 PL
  • Xuất kho PL bắt buộc phải xuất đủ hộp dự/thiếu
  • Xuất kho PL TTD không tính số lượng theo CN
  • Xuất kho logistic chỉ xuất PL C

Lưu ý về đơn hàng khách hàng

  • Đơn hàng chưa duyệt: được xóa nhưng không được map
  • Đơn hàng đã duyệt mà hủy: hệ thống cảnh báo và hủy luôn PKL liên quan (cần confirm thông báo)

VI. Sơ đồ quy trình

Tổng quan luồng từ liên kết khách hàng đến Packing List cho khách hàng hoàn tất

[Danh sách Đơn hàng]
        ↓  action "Thông tin khách hàng"
[Modal: Thông tin khách hàng]
        ↓  mở modal con
[Modal: Danh sách khách hàng]
        ↓  chọn khách hàng / người nhận → Xác nhận
[Nhập số lượng + ngày giao + shipper → Lưu]
        ↓  dữ liệu map tự động
[Trang danh sách Packing List cho khách hàng]
        ↓  + Sửa Packing List
[Form tạo PKL: Tab Thông tin chung]
        ↓
[Form tạo PKL: Tab Hàng hóa]
        ↓
[Form tạo PKL: Tab Hải quan]
        ↓  Báo giá
[Chọn gói cước → Xác nhận]
No Comments
Back to top