Hướng dẫn tạo Packing List cho khách hàng

Mục đích: Module Quản lý Packing List cho khách hàng được thiết kế để hỗ trợ bộ phận logistics, xuất nhập khẩu và kho vận trong việc quản lý vòng đời của một lô hàng - từ tạo packing list, nhập kho, phân loại đến xuất kho giao hàng quốc tế đến tay người nhận cuối.

URL: Danh sách Packing List cho khách hàng
Hướng dẫn tạo Packing List cho khách hàng: Video hướng dẫn

🗂️ Mục lục

I. Danh sách Packing List cho khách hàng
1. Tìm kiếm và lọc dữ liệu
2. Danh sách các thẻ Packing List cho khách hàng
II. Chức năng tạo và chỉnh sửa Packing List cho khách hàng
1. Truy cập chức năng
2. Khai báo Thông tin chung
3. Điền Tab "Hàng hóa" (Chi tiết đóng gói)
4. Điền Tab "Hải quan" (Khai báo quốc tế)
5. Báo giá & Xác nhận Book Ship
Các trường dữ liệu bị khóa (Disable)
Sơ đồ quy trình

I. Danh sách Packing List cho khách hàng

Trang danh sách Packing List cho khách hàng chia làm 2 khu vực chính: Khu vực tìm kiếm & Lọc dữ liệu, danh sách các thẻ Packing List

1. Tìm kiếm và lọc dữ liệu

Ô tìm kiếm, Cho phép tìm kiếm theo:

Mã Packing List / Invoice
Tên công ty, địa chỉ shipper
Tên người nhận, công ty, địa chỉ consignee
Mã / Tên đơn hàng
Người tạo packing list
Khách hàng (cả tên và địa chỉ)

Bộ lọc trạng thái: Dạng dropdown, các giá trị có thể bao gồm:

Đã đặt ship
Chưa đặt ship
Đang ship
Đã nhận hàng

Lọc theo shipper (theo chi nhánh gửi hàng)

2. Danh sách các thẻ Packing List cho khách hàng

2.1. Thông tin hiển thị trên mỗi dòng Packing List cho khách hàng

Số invoice
Mã Packing List ( phía dưới số invoice, có cỡ chữ nhỏ hơn)
Khách hàng ( bao gồm Tên và địa chỉ)
Tổng số thùng
Người gửi (Shipper theo chi nhánh)
Ngày gửi
Ngày giao hàng dự kiến
Mã tracking FedEx ( nếu đã book ship mới có mã này, nếu chưa có mã thì để trống)
Đơn vị vận chuyển (Nếu chưa chọn thì để trống)
Tình trạng (Chưa tạo ship, Đã tạo ship, Đang vận chuyển, Đã nhận hàng)

Paginate ( người dùng được phép chọn số lượng data paginate trên mỗi trang)

2.2. Hành vi hệ thống

Khi nhấn vào invoice no hoặc mã Packing List cho khách hàng, giao diện hiện ra cho phép:

Xem Packing list cho khách hàng: Khi đã tạo ship hoặc đã xuất kho, hoặc nếu user đăng nhập không phải người tạo.
Sửa Packing list cho khách hàng đối với người tạo: Khi chưa tạo ship và chưa xuất kho.

II. Chức năng tạo và chỉnh sửa Packing List

1. Truy cập chức năng

Tạo mới: Tại màn hình danh sách "Packing List cho Khách hàng", nhấn vào nút + Tạo Packing List ở góc trên bên phải để mở giao diện tạo mới.
Chỉnh sửa: Nhấn vào nút chỉnh sửa trên từng Packing List để mở giao diện chỉnh sửa (nếu user đăng nhập là người tạo Packing List đó).

Tài khoản của bạn bắt buộc phải được cấp quyền "Chỉnh sửa" để thực hiện thao tác này.

2. Khai báo Thông tin chung

Nhập các trường bắt buộc bao gồm Số Invoice và Ngày gửi hàng (lưu ý: ngày gửi không được chọn ngày quá khứ).
Chọn thông tin của Người gửi (Shipper - chỉ bắt buộc khi báo giá), Người nhận (Consignee - chỉ bắt buộc khi báo giá), và Đơn vị thông báo (Notify). Khi chọn xong, hệ thống sẽ tự điền: Quốc gia, Tên công ty, Số điện thoại (phải theo chuẩn quốc tế, ví dụ +84...), Địa chỉ, Thành phố và Tỉnh/Thành phố.
Chọn Phương thức vận chuyển.

Tại phần Đơn vị thông báo (Notify): có thể bật công tắc "Dùng Consignee" để hệ thống tự động sao chép toàn bộ thông tin từ Người nhận sang.

3. Điền Tab "Hàng hóa" (Chi tiết đóng gói)

Chỉ bắt buộc khi báo giá hoặc có chỉnh sửa.

Nhấn nút + Thêm thùng để tạo thùng mới.
Trong mỗi thùng, nhấn + Thêm đơn hàng rồi chọn đơn hàng tương ứng.
Bắt buộc khai báo: Mã SKU, Số lượng, Trọng lượng tịnh (N.W), Trọng lượng cả bì (G.W) và Kích thước thùng (Chiều Dài / Rộng / Cao). Tất cả các trường số phải lớn hơn 0.
Hệ thống sẽ tự động tính toán các trường: Tổng số lượng (Total), Tổng trọng lượng và Thể tích (CBM).

⚠️ Lưu ý:

Để đảm bảo tính duy nhất, trong cùng một thùng không được chọn nhiều đơn hàng trùng nhau.

Nếu FROM = TO: được thêm nhiều đơn hàng.

Nếu FROM ≠ TO: chỉ được thêm 1 đơn hàng duy nhất vào thùng.

2 field N.W và G.W sẽ tự động tính theo công thức và có thể chỉnh sửa được.

✏️ Quy tắc chỉnh sửa Packing List cho khách hàng:

Trạng thái Quyền chỉnh sửa

Chưa nhập kho Chỉnh sửa toàn bộ

Đã nhập kho / phân loại Chỉ được thêm đơn hàng mới, không sửa đơn hàng cũ

Đã xuất kho hoặc đã book ship Không được phép chỉnh sửa

Trạng thái	Quyền chỉnh sửa
Chưa nhập kho	Chỉnh sửa toàn bộ
Đã nhập kho / phân loại	Chỉ được thêm đơn hàng mới, không sửa đơn hàng cũ
Đã xuất kho hoặc đã book ship	Không được phép chỉnh sửa

🧮 Công thức tính:

N.W  = Tổng SL đơn hàng trong thùng × 0.08
G.W  = N.W + 2
CBM  = (W × L × H) / 1,000,000 × (TO - FROM + 1)

4. Điền Tab "Hải quan" (Khai báo quốc tế)

Chọn bên thanh toán thuế — có 3 option: Sender | Recipient | Third Party.
Nếu chọn Third Party: phải điền thêm Account Number (chỉ được nhập số) và Mã số thuế (không bắt buộc).
Điều kiện bắt buộc: Nếu Quốc gia của Người gửi khác với Quốc gia của Người nhận, bạn BẮT BUỘC phải điền tab này. Nếu cùng quốc gia, có thể bỏ qua.
Nguyên tắc: Tổng số lượng hàng hóa khai báo trong tab Hải quan phải bằng chính xác tổng số lượng hàng hóa ở tab Hàng hóa.

Thông tin cần nhập:

Trường	Bắt buộc
Mô tả hàng hóa	✅
Nước sản xuất	✅
Trọng lượng (KG/LB,...)	✅
Số lượng	✅
Giá trị hải quan (VND, USD,...)	❌
HS Code	❌

5. Báo giá & Xác nhận Book Ship

Sau khi nhập đầy đủ và hợp lệ cả 3 tab trên, nhấn nút Báo giá.
Hệ thống sẽ kết nối và trả về các gói cước vận chuyển (ví dụ: FedEx International Economy, FedEx Priority...).
Lựa chọn gói cước phù hợp và bấm Xác nhận lựa chọn.
Kết quả: Hệ thống sẽ tự động booking, sinh ra mã vận đơn (Tracking Code), cập nhật trạng thái thành "Đã tạo ship" và khóa toàn bộ dữ liệu của Packing List cho khách hàng này, không cho phép chỉnh sửa bất kỳ thông tin nào nữa. Chi tiết quá trình thực hiện: Hướng dẫn báo giá

Các trường dữ liệu bị khóa (Disable)

Để bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu, hệ thống tự động khóa các trường sau:

🔒 Khóa thông tin map (Luồng tự động) Các thông tin đã được map tự động từ hệ thống (bao gồm thông tin Người nhận Consignee, Người gửi Shipper, thông tin Đơn hàng và Số lượng đơn hàng) tuyệt đối không được phép chỉnh sửa. Nếu cố tình xóa thông tin map ở phân hệ gốc, hệ thống sẽ cảnh báo xóa luôn Packing List này.

🔒 Khóa trường tính toán tự động Các trường Tổng SL (Total Quantity), Tổng N.W, Tổng G.W và CBM bị khóa vì hệ thống tự động tính toán dựa trên số liệu đã nhập.

🔒 Khóa toàn bộ Packing List cho khách hàng Khi đã xuất kho hoặc ngay sau khi nhấn "Báo giá", chọn gói cước và xác nhận book ship thành công với FedEx (hệ thống sinh mã Tracking), toàn bộ dữ liệu của Packing List cho khách hàng sẽ bị khóa cứng, không cho phép chỉnh sửa bất kỳ thông tin nào nữa.

🔒 Khóa chỉnh sửa thông tin đơn hàng Thông tin đơn hàng sẽ được khóa nếu đơn hàng đó đã được nhập kho hoặc được phân loại trong packing list cho khách hàng này.