Skip to main content

Hướng dẫn tạo Packing List

Mục đích: Module Quản lý Packing List hỗ trợ bộ phận Kinh doanh lập chứng từ, theo dõi số lượng hàng hóa theo thùng và quản lý toàn bộ quy trình vận chuyển xuất khẩu — từ khởi tạo đến xuất kho.

URL: Danh sách packing list
Hướng dẫn tạo Packing List: Video hướng dẫn

🗂️ Mục lục

I. Danh sách Packing List

Trang danh sách Packing List chia làm 3 khu vực chính: Thống kê tổng quan, khu vực tìm kiếm & lọc dữ liệu, danh sách các thẻ Packing List

1. Khối thống kê

Hiển thị các chỉ số tổng hợp dựa trên toàn bộ dữ liệu Packing List và bộ lọc hiện hành.

Chỉ số Mô tả
Tổng PKL Tổng số Packing List trong danh sách
Tổng thùng Tổng số thùng của tất cả Packing List
Tổng SL Tổng số lượng sản phẩm
Tổng G.W Tổng Gross Weight (kg)

Các chỉ số trên là giá trị cộng dồn từ tất cả Packing List thỏa điều kiện tìm kiếm và lọc.

2. Tìm kiếm và lọc dữ liệu

2.1. Ô tìm kiếm

Cho phép tìm kiếm theo:

  • Mã Packing List / Invoice
  • Tên công ty, địa chỉ shipper
  • Tên người nhận, địa chỉ, công ty consignee
  • Mã / Tên đơn hàng
  • Người tạo packing list

2.2. Bộ lọc trạng thái

Dạng dropdown, các giá trị có thể bao gồm:

  • Đã tạo ship
  • Chưa tạo ship

2.3. Bộ lọc theo Chi nhánh

  • Dạng dropdown, các giá trị có thể bao gồm: các chi nhánh được cấp quyền cho tài khoản đang đăng nhập.

3. Danh sách các thẻ Packing List

Mỗi Packing List được hiển thị dưới dạng card, bao gồm các nhóm thông tin sau:

3.1. Thông tin chung

  • Mã Packing List / Invoice (ví dụ: MTD-014-250627-HMA)
  • Trạng thái: Nhãn hiển thị trực quan (Đã tạo ship/ Chưa tạo ship)
  • Tên công ty / Người nhận

3.2. Thông tin vận chuyển

  • Ngày gửi
  • Đơn vị vận chuyển (hiện tại chỉ có FedEx)
  • Quốc gia nhận hàng
  • Số thùng

3.3. Thông tin số liệu

Trường Ý nghĩa
Số lượng Tổng số sản phẩm
N.W (kg) Net Weight – trọng lượng tịnh
G.W (kg) Gross Weight – trọng lượng cả bao bì
CBM Thể tích hàng hóa (m³)

3.4. Các hành động trên từng thẻ Packing List

Icon / Nút Chức năng Điều kiện hiển thị
👁 Xem Xem chi tiết Packing List Luôn hiển thị, các thông tin trên trang là read-only
✏️ Chỉnh sửa Chỉnh sửa Packing List Chỉ khi Chưa tạo FedEx và chưa xuất kho. Nếu book ship hoặc xuất kho thì sẽ disable nút này. Lưu ý: chức năng chỉnh sửa chỉ dành cho người tạo Packing List đó
Excel chi tiết Download excel chi tiết của packing list Luôn hiển thị

II. Chức năng tạo và chỉnh sửa Packing List

1. Truy cập chức năng

  • Tạo mới: Tại màn hình danh sách "Danh sách Packing List", nhấn vào nút + Tạo Packing List ở góc trên bên phải để mở giao diện tạo mới.
  • Chỉnh sửa: Nhấn vào nút chỉnh sửa trên từng Packing List để mở giao diện chỉnh sửa (nếu user đăng nhập là người tạo Packing List đó).

Tài khoản của bạn bắt buộc phải được cấp quyền "Chỉnh sửa" để thực hiện thao tác này.

2. Khai báo Thông tin chung

  • Nhập các trường bắt buộc bao gồm Số Invoice và Ngày gửi hàng (lưu ý: ngày gửi không được chọn ngày quá khứ).
  • Chọn thông tin của Người gửi (Shipper - bắt buộc khi báo giá), Người nhận (Consignee - bắt buộc khi báo giá), và Đơn vị thông báo (Notify). Khi chọn xong, hệ thống sẽ tự điền: Quốc gia, Tên công ty, Số điện thoại (phải theo chuẩn quốc tế, ví dụ +84...), Địa chỉ, Thành phố và Tỉnh/Thành phố.
  • Chọn Phương thức vận chuyển.

Tại phần Đơn vị thông báo (Notify): có thể bật công tắc "Dùng thông tin người nhận" để hệ thống tự động sao chép toàn bộ thông tin từ Người nhận sang.

3. Điền Tab "Hải quan" (Khai báo quốc tế)

  • Chọn bên thanh toán thuế — có 3 option: Sender | Recipient | Third Party.
  • Nếu chọn Third Party: phải điền thêm Account Number (chỉ được nhập số) và Mã số thuế (không bắt buộc).
  • Nguyên tắc: Tổng số lượng hàng hóa khai báo trong tab Hải quan phải bằng chính xác tổng số lượng hàng hóa ở tab Hàng hóa.

Thông tin cần nhập:

Trường Bắt buộc
Mô tả hàng hóa ✅
HS Code ❌
Nước sản xuất ✅
Trọng lượng (KG/LB,...) ✅
Số lượng (PCS,...) ✅
Giá trị hải quan (VND, USD,...) ❌

4. Khai báo Chi tiết hàng hóa (Thùng hàng)

Chỉ bắt buộc khi báo giá hoặc có chỉnh sửa.

  • Khai báo dãy thùng liên tiếp tại cột FROM và TO. Hệ thống sẽ tự động điều chỉnh số thứ tự thùng nếu bạn thêm thùng mới và có thể sửa To để tạo nhiều thùng cùng 1 đơn hàng.
  • Điền các thông tin: Chọn đơn hàng, Mô tả hàng hóa, Số lượng đơn hàng mỗi thùng (Per Ctn), N.W (Trọng lượng tịnh 1 thùng), G.W (Trọng lượng cả bì 1 thùng) và Kích thước thùng (W, L, H). Tất cả các trường số phải lớn hơn 0.
  • Hệ thống sẽ tự động tính toán và khóa các trường: Tổng số lượng (Total), Tổng trọng lượng, và Thể tích (CBM).
  • Tính năng đặc biệt: Bạn có thể chọn "Packing list cho khách hàng". Khi chọn, các đơn hàng bên trong sẽ tự động đổ vào thùng, gộp số lượng lại nếu trùng lặp trong 1 Packing List và bị khóa không cho phép chỉnh sửa (bạn có thể vào chức năng Packing List cho khách hàng để chỉnh sửa nếu chưa xuất kho).

⚠️ Lưu ý:

  • Đơn hàng được chọn là đơn hàng đã duyệt hoặc hoàn tất.
  • Nếu FROM = TO: được thêm nhiều đơn hàng và Packing List cho khách hàng vào thùng.
  • Nếu FROM ≠ TO: chỉ được thêm 1 đơn hàng duy nhất vào thùng.
  • Số lượng đơn hàng: chỉ được điền số nguyên dương.
  • 2 field N.W và G.W sẽ tự động tính theo công thức và có thể chỉnh sửa được.

✏️ Quy tắc chỉnh sửa Packing List / Packing List cho khách hàng:

Trạng thái Quyền chỉnh sửa
Chưa nhập kho Chỉnh sửa toàn bộ
Đã nhập kho / phân loại Chỉ được thêm đơn hàng mới, không sửa đơn hàng cũ
Đã xuất kho hoặc booking Không được phép chỉnh sửa

🧮 Công thức tính:

N.W  = Tổng SL đơn hàng trong thùng × 0.08
G.W  = N.W + 2
CBM  = (W × L × H) / 1,000,000 × (TO - FROM + 1)

5. Báo giá & Xác nhận tạo Ship

  • Sau khi lưu, tại danh sách PKL (trạng thái "Chưa tạo ship"), nhấn vào chi tiết Packing List, nếu tài khoản có quyền sẽ hiện nút báo giá, nhấn nút Báo giá để hệ thống lấy bảng giá từ đơn vị vận chuyển (VD: FedEx).
  • Lựa chọn gói dịch vụ phù hợp và bấm Xác nhận. Lúc này PKL sẽ chuyển sang trạng thái Đã tạo ship, phát sinh vận đơn và toàn bộ dữ liệu của PKL sẽ bị khóa, không cho phép chỉnh sửa nữa.
    Chi tiết quá trình thực hiện: https://book.app.tms-s.vn/books/logistic/page/huong-dan-chuc-nang-booking-shipment-fedex

Các trường dữ liệu bị khóa (Disable)

Để bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu, hệ thống tự động khóa các trường sau:

🔒 Khóa trường tính toán tự động Các trường Tổng SL (Total Quantity), Tổng N.W, Tổng G.W và CBM bị khóa vì hệ thống tự động tính toán dựa trên số liệu đã nhập.

🔒 Khóa toàn bộ Packing List Khi đã xuất kho hoặc ngay sau khi nhấn "Báo giá", chọn gói cước và xác nhận book ship thành công với FedEx (hệ thống sinh mã Tracking), toàn bộ dữ liệu của Packing List cho khách hàng sẽ bị khóa cứng, không cho phép chỉnh sửa bất kỳ thông tin nào.

🔒 Khóa chỉnh sửa thông tin đơn hàng Thông tin đơn hàng sẽ được khóa nếu đơn hàng đó đã được nhập kho hoặc được phân loại trong packing list cho đơn hàng này.

Sơ đồ quy trình

Quy trình Packing List — Tạo mới & Cập nhật

Quy trình tạo mới & cập nhật

Quy trình Packing List — Xử lý đơn hàng bị khóa

Quy trình xử lý đơn hàng bị khóa

No Comments
Back to top