Hướng dẫn xuất kho Packing List

Hướng dẫn sử dụng — Chức năng Xuất Kho Packing List

Mục lục

Mục đích
URL truy cập
Truy cập chức năng
Tìm kiếm và xem lịch sử xuất kho theo Packing List
Tạo phiếu xuất kho mới
Điều kiện quét hợp lệ và không hợp lệ
Quy tắc nhập số lượng và xác nhận lưu
Kết quả sau khi lưu
Các thông báo lỗi thường gặp
Các trường và hành vi bị khóa hoặc giới hạn thao tác

1. Mục đích

Chức năng Xuất kho Packing List cho phép nhân viên kho ghi nhận việc xuất hàng thực tế ra khỏi kho theo từng Packing List (PKL). Sau khi xác nhận, hệ thống tự động:

Tạo phiếu xuất kho có mã định danh riêng.
Trừ số lượng hàng đã xuất khỏi tồn kho.
Ghi lịch sử xuất để tra cứu về sau.

2. URL truy cập

Ngôn ngữ	Đường dẫn
Tiếng Việt	`/vi/warehouse-export`
Tiếng Anh	`/en/warehouse-export`

3. Truy cập chức năng

Yêu cầu quyền

Tài khoản đăng nhập phải được cấp quyền View đối với trang /warehouse-export. Nếu không có quyền, hệ thống hiển thị trang "Từ chối truy cập" và không cho phép vào.

Để thực hiện tạo phiếu xuất, tài khoản cần thêm quyền Edit. Nếu chỉ có quyền View, nút "Xuất kho mới" sẽ bị vô hiệu hóa (màu xám, không bấm được).

Cách truy cập

Đăng nhập vào hệ thống.
Trên thanh điều hướng bên trái, chọn "Xuất kho".
Trang hiển thị giao diện chia hai cột:
- Cột trái: Danh sách Packing List đã và đang được xuất kho.
- Cột phải: Chi tiết lịch sử xuất của Packing List đang chọn.

4. Tìm kiếm và xem lịch sử xuất kho theo Packing List

Tìm kiếm Packing List

Ô tìm kiếm nằm ở đầu cột trái.
Nhập mã Packing List hoặc tên người nhận để lọc danh sách.
Danh sách cập nhật theo thời gian thực khi nhập.

Xem lịch sử xuất của một Packing List

Nhấp vào một dòng Packing List trong danh sách bên trái.
Cột phải hiển thị toàn bộ các lượt xuất của PKL đó, bao gồm:

Thông tin	Mô tả
Mã phiếu xuất	Mã định danh của từng lần xuất
Người thực hiện	Họ tên người tạo phiếu
Thời gian tạo	Ngày giờ tạo phiếu
Số thùng (carton)	Số lượng thùng đã xuất trong lần đó
Chi tiết thùng	Mã đơn hàng, SKU, số lượng cần / thực xuất, ghi chú

Trạng thái Packing List

Trạng thái	Ý nghĩa
(Chưa có lượt xuất)	PKL chưa được xuất lần nào
Đã xuất một phần	Đã xuất nhưng chưa đủ toàn bộ số lượng yêu cầu
Đã xuất hoàn tất	Tổng số lượng thực xuất đã đủ hoặc bằng số lượng cần

5. Tạo phiếu xuất kho mới

Bước 1 — Mở cửa sổ tạo phiếu

Nhấn nút "Xuất kho mới" (màu xanh lá, góc trên phải cột trái).
Cửa sổ "Xuất kho Packing List" hiện ra.

Nút bị vô hiệu hóa nếu tài khoản không có quyền Edit. Xem mục 10.

Bước 2 — Quét mã hoặc nhập mã Packing List

Trong cửa sổ xuất kho, có ô nhập ở đầu với nhãn "Quét QR Code hoặc nhập mã Packing List".

Cách nhập:

Dùng máy quét QR để quét trực tiếp → mã tự điền vào ô.
Hoặc gõ tay mã PKL (ví dụ: #PL-2025-0047) rồi nhấn Enter.

Sau khi quét thành công:

Thông tin Packing List hiện ra bên dưới: mã invoice, người nhận, số thùng, danh sách chi tiết đơn hàng trong từng thùng.
Có thể quét thêm nhiều Packing List khác vào cùng một phiếu xuất bằng cách lặp lại thao tác quét.

Bước 3 — Xem chi tiết và điều chỉnh số lượng thực xuất

Sau khi quét, mỗi Packing List hiển thị danh sách thùng hàng. Mỗi thùng chứa các dòng đơn hàng với các cột:

Cột	Mô tả
Mã đơn hàng / SKU	Định danh sản phẩm trong thùng
Số lượng cần (Cần:)	Số lượng theo kế hoạch cần xuất
SL thực xuất	Số lượng thực tế nhân viên nhập vào — có thể chỉnh sửa
Ghi chú	Ghi chú tự do theo từng dòng đơn hàng — tùy chọn

Cách điều chỉnh:

Nhấp vào ô "SL thực xuất" và nhập số lượng mong muốn.
Hệ thống tự tính lại tổng PCS xuất ở thanh tiêu đề (X / Y PCS).
Nhập Ghi chú nếu cần (không bắt buộc).

Bước 4 — Xác nhận xuất kho

Nhấn nút "Xác nhận xuất kho (N PL)" ở cuối cửa sổ.
Hộp thoại xác nhận hiện ra với tóm tắt:
- Tổng số Packing List đang xuất.
- Tổng số thành phẩm.
Nhấn "Xác nhận" để lưu, hoặc "Hủy" để quay lại chỉnh sửa.

6. Điều kiện quét hợp lệ và không hợp lệ

✅ Quét hợp lệ — Packing List được thêm vào danh sách khi

Điều kiện	Chi tiết
Mã tồn tại trong hệ thống	QR code hoặc mã PKL được tìm thấy
Còn tồn kho để xuất	Ít nhất một dòng đơn hàng trong PKL còn số lượng tồn kho > 0
Chưa quét trong phiếu hiện tại	PKL đó chưa có trong danh sách đang quét
Chưa hoàn tất xuất kho	Trạng thái PKL chưa phải "Đã xuất hoàn tất"

❌ Quét không hợp lệ — Hệ thống báo lỗi và bỏ qua khi

Trường hợp	Thông báo hiển thị
Ô nhập trống, nhấn Enter	"Vui lòng không để trống"
Mã không tồn tại hoặc không tìm thấy	"Không tìm thấy Packing List"
PKL không còn tồn kho (tất cả dòng = 0)	"Không tìm thấy Packing List"
PKL đã được quét trước đó trong cùng phiếu	"Packing List đã được quét"
PKL đã xuất kho hoàn tất trước đây	"Packing List đã được xuất kho"

7. Quy tắc nhập số lượng và xác nhận lưu

Quy tắc nhập SL thực xuất

Quy tắc	Chi tiết
Phải lớn hơn 0	Không được để 0 hoặc để trống
Không được vượt quá "Số lượng cần"	SL thực xuất ≤ SL cần xuất theo kế hoạch
Phân loại hàng phải khớp	Số lượng đơn hàng trong PKL phải bằng số lượng đã được nhập kho trước đó

Giải thích quy tắc thứ 3: Trước khi xuất kho, hàng phải được phân loại thành phẩm (classification). Nếu số lượng phân loại không khớp với số lượng nhập kho, hệ thống coi dữ liệu chưa hợp lệ và không cho lưu.

Điều kiện để nút "Xác nhận xuất kho" cho phép lưu

Tất cả các điều kiện sau phải đồng thời thỏa mãn:

Đã quét ít nhất 1 Packing List.
Tất cả dòng đơn hàng có SL thực xuất > 0.
Không có dòng nào có SL thực xuất > SL cần.
Không có thùng hàng hoặc đơn hàng bị xóa một phần (xóa thùng con nhưng còn thùng cha).
Số lượng phân loại của tất cả đơn hàng khớp với số lượng nhập kho.

8. Kết quả sau khi lưu

Sau khi nhấn "Xác nhận" trong hộp thoại xác nhận:

Phiếu xuất kho được tạo — hệ thống sinh mã phiếu xuất duy nhất.
Tồn kho được trừ — số lượng thực xuất bị trừ khỏi kho tự động (xử lý ngầm, không chặn giao diện).
Lịch sử được ghi — phiếu xuất xuất hiện trong cột phải khi chọn PKL tương ứng.
Danh sách tự làm mới — cột trái cập nhật lại danh sách, Packing List vừa xuất hiển thị đúng trạng thái mới.
Cửa sổ tự đóng — cửa sổ "Xuất kho Packing List" đóng lại.

Trạng thái Packing List sau khi lưu

Trường hợp	Trạng thái mới
Tổng SL thực xuất = SL cần (tất cả dòng)	Đã xuất hoàn tất
Tổng SL thực xuất < SL cần (có dòng còn thiếu)	Đã xuất một phần

9. Các thông báo lỗi thường gặp

Lỗi khi quét mã

Thông báo	Nguyên nhân	Cách xử lý
"Vui lòng không để trống"	Nhấn Enter khi ô nhập đang trống	Nhập mã trước khi nhấn Enter
"Không tìm thấy Packing List"	Mã không tồn tại, hoặc PKL không còn tồn kho	Kiểm tra lại mã PKL, hoặc xác nhận hàng đã được nhập kho chưa
"Packing List đã được quét"	PKL đó đã có trong danh sách hiện tại	Không cần quét lại, kiểm tra danh sách bên dưới
"Packing List đã được xuất kho"	PKL đã được xuất hoàn tất trong quá khứ	PKL này không thể xuất thêm

Lỗi khi nhập số lượng

Thông báo	Nguyên nhân	Cách xử lý
"Vui lòng nhập số lượng lớn hơn 0"	Ô SL thực xuất bằng 0 hoặc bỏ trống	Nhập số lượng ≥ 1
"Vui lòng không xuất vượt quá số lượng cần"	SL thực xuất > SL cần theo kế hoạch	Giảm số lượng về ≤ SL cần

Lỗi khi xác nhận lưu

Thông báo	Nguyên nhân	Cách xử lý
"Chưa có packing list nào được quét"	Nhấn xác nhận khi chưa quét PKL nào	Quét ít nhất một PKL trước
"Số lượng đơn hàng trong Packing List không bằng với số lượng đơn hàng được nhập kho. Vui lòng phân loại lại Packing List!"	PKL chưa được phân loại thành phẩm hoặc phân loại chưa đủ	Vào chức năng Phân loại thành phẩm, hoàn thành phân loại cho PKL đó rồi quay lại xuất kho

10. Các trường và hành vi bị khóa hoặc giới hạn thao tác

Nút bị vô hiệu hóa theo quyền

Nút / Thao tác	Điều kiện bị khóa
Nút "Xuất kho mới"	Tài khoản không có quyền `Edit`
Toàn bộ cửa sổ tạo phiếu	Tài khoản không có quyền `Edit`

Giới hạn trong cửa sổ tạo phiếu xuất

Hành vi	Giải thích
Không thể đóng cửa sổ bằng phím Esc	Hệ thống chặn để tránh mất dữ liệu đang nhập
Không thể đóng cửa sổ bằng cách nhấp ra ngoài	Tương tự — phải bấm nút Đóng / Hủy hoặc Xác nhận
Dòng đơn hàng có SL cần = 0 tự động ẩn	Những dòng không còn gì để xuất không hiện lên để tránh nhầm lẫn
Thùng hàng bị ẩn nếu toàn bộ dòng bên trong có SL = 0	Thùng trống không hiện trong danh sách
Packing List đã xuất hoàn tất không quét lại được	Hệ thống từ chối với thông báo "Packing List đã được xuất kho"