Skip to main content

Hướng dẫn tạo Packing List

Mục đích: Module Quản lý Packing List được thiết kế để hỗ trợ bộ phận logistics, xuất nhập khẩu và kho vận trong việc quản lý Packing List, theo dõi số lượng và quản lý vận chuyển hàng hóa cho các đơn xuất khẩu/xuất kho.

  • URL: https://marketing.tms-s.vn/packing-list
  • Quy trình quản lý một Packing List trải qua 4 giai đoạn chính: (1) Khởi tạo & Chốt vận chuyển -> (2) Nhập kho thành phẩm -> (3) Phân loại chênh lệch -> (4) Xuất kho thành phẩm.

    1.

  1. Truy cập chức năng: Tại màn hình danh sách "Quản lý Packing List", nhấn vào nút + Tạo Packing List ở góc trên bên phải để mở giao diện tạo mới.

    1. Khai báo Thông tin chung:

      • Nhập các trường bắt buộc bao gồm Số Invoice và Ngày gửi hàng (lưu ý ngày gửi không được chọn trước ngày hiện tại).
      • Chọn thông tin của Người gửi (Shipper), Người nhận (Consignee) chỉ bắt buộc khi báo giá, và Đơn vị thông báo (Notify), khi chọn xong hệ thống sẽ tự điền các thông tin bao gồm bao gồm: Quốc gia, Tên công ty, Số điện thoại (phải theo chuẩn quốc tế, ví dụ +84...), Địa chỉ, Thành phố và Tỉnh/Thành phố.
      • Chọn Phương thức vận chuyển (Ví dụ: FEDEX, DHL, UPS) trước khi tạo PKL.

    2. Điền Tab "Hải quan" (Khai báo quốc tế):

      • Chọn bên thanh toán thuế: có 3 opiton là Sender, Recipient, Third Party. Nếu chọn Third Party thì phải điền thêm account number (chỉ được nhập số) và mã số thuế (không bắt buộc).
      • Nguyên tắc: Tổng số lượng hàng hóa khai báo trong tab Hải quan phải bằng chính xác tổng số lượng hàng hóa ở tab Hàng hóa.
      • Thông tin cần nhập: Mô tả hàng hóa, HS Code (không bắt buộc), Nước sản xuất, Trọng lượng (KG/LB,...), Số lượng (PCS,...), Giá trị hải quan (không bắt buộc: VND, USD,...).

    3. Khai báo Chi tiết hàng hóa (Thùng hàng - Chỉ bắt buộc khi báo giá hoặc có chỉnh sửa):

      • Khai báo dãy thùng liên tiếp tại cột FROM và TO. Hệ thống sẽ tự động điều chỉnh số thứ tự thùng nếu bạn thêm dòng mới.
      • Điền các thông tin của đơn hàng: Chọn đơn hàng, Mô tả hàng hóa, Số lượng đơn hàng mỗi thùng (Per Ctn), N.W (Trọng lượng tịnh 1 thùng), G.W (Trọng lượng cả bì 1 thùng) và Kích thước thùng (W, L, H). Tất cả các trường số phải lớn hơn 0.
      • Hệ thống sẽ tự động tính toán và khóa các trường: Tổng số lượng (Total), Tổng trọng lượng, và Thể tích (CBM).
      • Tính năng đặc biệt: Bạn có thể chọn "Packing list cho khách hàng". Khi chọn, các đơn hàng bên trong sẽ tự động đổ vào thùng, gộp số lượng lại nếu trùng lặp và bị khóa không cho phép chỉnh sửa (bạn có thể vào chức năng Packing List cho khách hàng để chỉnh sửa nếu chưa xuất kho).

    Lưu ý:

    • Đơn hàng được chọn là đơn hàng đã duyệt hoặc hoàn tất.
    • Nếu FROM = TO thì được thêm nhiều đơn hàng và Packing List cho khác hàng vào thùng. Nếu FROM # TO thì chỉ được thêm 1 đơn hàng duy nhất vào thùng.
    • Số lượng đơn hàng: chỉ được điền số nguyên dương.

    Chỉnh sửa Packing List hoặc Packing List cho khách hàng:

    • Chưa nhập kho có thể chỉnh sửa toàn bộ.
    • Đã nhập kho/phân loại: chỉ được thêm đơn hàng mới và không chỉnh sửa đơn hàng cũ.
    • Đã xuất kho: không được phép chỉnh sửa

    Công thức tính:

    • N.W = Tổng SL đơn hàng trong thùng * 0.08
    • GW = N.W +2
    • CBM = (W × L × H) / 1,000,000 * (TO - FROM + 1)
    1. Báo giá & Xác nhận tạo Ship:
      • Sau khi lưu, ở ngoài danh sách PKL (đang ở trạng thái "Chưa tạo ship"), bạn click vào nút Báo giá để hệ thống lấy bảng giá từ đơn vị vận chuyển (VD: FedEx).
      • Lựa chọn gói dịch vụ phù hợp và bấm Xác nhận. Lúc này, PKL sẽ chuyển sang trạng thái Đã tạo ship, phát sinh vận đơn và toàn bộ dữ liệu của PKL sẽ bị khóa, không cho phép chỉnh sửa nữa.

    Các trường dữ liệu bị khóa (Disable):

    Để bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu, hệ thống tự động khóa (disable) các trường sau:

    • Khóa trường tính toán tự động: Các trường Tổng SL (Total Quantity), Tổng N.W, Tổng G.W và Thể tích CBM bị khóa vì hệ thống tự động tính toán dựa trên số liệu bạn đã nhập.
    • Khóa toàn bộ Packing List: Khi đã xuất kho hoặc ngay sau khi bạn nhấn "Báo giá", chọn gói cước và xác nhận book ship thành công với FedEx (hệ thống sinh mã Tracking), toàn bộ dữ liệu của Packing list cho khách hàng sẽ bị khóa cứng, không cho phép bạn chỉnh sửa bất kỳ thông tin nào nữa.
    • Khóa chỉnh sửa thông tin đơn hàng: Thông tin đơn hàng sẽ được khóa nếu đơn hàng đó đã được nhập kho hoặc được phân loại trong packing list cho đơn hàng này.

    Quy trình Packing List - Tạo mới & Cập nhật

    Quy trình Packing List - Xử lý đơn hàng bị khóa

Back to top