Hướng dẫn tạo Packing List cho khách hàng

Mục đích: Module Quản lý Packing List cho Khách hàng được thiết kế để hỗ trợ bộ phận logistics, xuất nhập khẩu và kho vận trong việc quản lý vòng đời của một lô hàng - từ tạo packing list, nhập kho, phân loại đến xuất kho giao hàng quốc tế đến tay người nhận cuối.

URL: ~~https://logistic.tms-s.vn/customer~~Danh sách Packing List cho khách hàng
Hướng dẫn tạo Packing List cho khách hàng: ~~https://storages.tms-s.vn/f/8114645~~Video hướng dẫn

🗂️ Mục lục

1. Truy cập chức năng
2. Khai báo Thông tin chung
3. Điền Tab "Hàng hóa" (Chi tiết đóng gói)
4. Điền Tab "Hải quan" (Khai báo quốc tế)
5. Báo giá & Xác nhận Book Ship
Các trường dữ liệu bị khóa (Disable)
Sơ đồ quy trình

1. Truy cập chức năng

Tại màn hình danh sách "Packing List cho Khách hàng", nhấn vào nút + Tạo Packing List ở góc trên bên phải để mở giao diện tạo mới.

Tài khoản của bạn bắt buộc phải được cấp quyền "Chỉnh sửa" để thực hiện thao tác này.

2. Khai báo Thông tin chung

Thông tin lô hàng

Bắt buộc nhập Số Invoice, Ngày gửi hàng (không được chọn ngày trong quá khứ) và Phương thức vận chuyển (mặc định: FedEx).
Mã Tracking và Pickup Number có thể để trống — hệ thống sẽ tự động điền sau khi chốt vận chuyển.

Người gửi (Shipper) & Người nhận (Consignee)

Bắt buộc nhập đầy đủ các thông tin sau cho cả hai bên: Chọn Tag tên, Quốc gia, Tên công ty, Số điện thoại (chỉ chứa số 0–9 và bắt đầu bằng dấu +, ví dụ: +84...), Địa chỉ chi tiết, Thành phố, Tỉnh/Thành phố và Mã bưu điện.

Đơn vị thông báo (Notify Party)

Bật công tắc "Dùng Consignee" để hệ thống tự động sao chép toàn bộ thông tin từ Người nhận sang.
Nếu nhập thủ công: chỉ bắt buộc chọn Tag tên và Quốc gia.

3. Điền Tab "Hàng hóa" (Chi tiết đóng gói)

Chỉ bắt buộc khi báo giá hoặc có chỉnh sửa.

Nhấn nút + Thêm thùng để tạo thùng mới.
Trong mỗi thùng, nhấn + Thêm đơn hàng rồi chọn đơn hàng tương ứng.
Bắt buộc khai báo: Mã SKU, Số lượng, Trọng lượng tịnh (N.W), Trọng lượng cả bì (G.W) và Kích thước thùng (Chiều Dài / Rộng / Cao). Tất cả các trường số phải lớn hơn 0.
Hệ thống sẽ tự động tính toán và khóa các trường: Tổng số lượng (Total), Tổng trọng lượng và Thể tích (CBM).

⚠️ Lưu ý: Để đảm bảo tính duy nhất, trong cùng một thùng không được chọn nhiều đơn hàng trùng nhau.

✏️ Quy tắc chỉnh sửa Packing List cho khách hàng:

Trạng thái Quyền chỉnh sửa

Chưa nhập kho Chỉnh sửa toàn bộ

Đã nhập kho / phân loại Chỉ được thêm đơn hàng mới, không sửa đơn hàng cũ

Đã xuất kho Không được phép chỉnh sửa

Trạng thái	Quyền chỉnh sửa
Chưa nhập kho	Chỉnh sửa toàn bộ
Đã nhập kho / phân loại	Chỉ được thêm đơn hàng mới, không sửa đơn hàng cũ
Đã xuất kho	Không được phép chỉnh sửa

4. Điền Tab "Hải quan" (Khai báo quốc tế)

Điều kiện bắt buộc: Nếu Quốc gia của Người gửi khác với Quốc gia của Người nhận, bạn BẮT BUỘC phải điền tab này. Nếu cùng quốc gia, có thể bỏ qua.
Nguyên tắc: Tổng số lượng hàng hóa khai báo trong tab Hải quan phải bằng chính xác tổng số lượng hàng hóa ở tab Hàng hóa.

Thông tin cần nhập:

Trường	Bắt buộc
Mô tả hàng hóa	✅
Nước sản xuất	✅
Trọng lượng (KG/LB,...)	✅
Số lượng	✅
Đơn giá & Đơn vị tiền tệ	✅
HS Code	❌

5. Báo giá & Xác nhận Book Ship

Sau khi nhập đầy đủ và hợp lệ cả 3 tab trên, nhấn nút Báo giá.
Hệ thống sẽ kết nối và trả về các gói cước vận chuyển (ví dụ: FedEx International Economy, FedEx Priority...).
Lựa chọn gói cước phù hợp và bấm Xác nhận lựa chọn.
Kết quả: Hệ thống sẽ tự động booking, sinh ra mã vận đơn (Tracking Code), cập nhật trạng thái thành "Đã tạo ship" và khóa toàn bộ dữ liệu của Packing List cho khách hàng này, không cho phép chỉnh sửa bất kỳ thông tin nào nữa.

Các trường dữ liệu bị khóa (Disable)

Để bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu, hệ thống tự động khóa các trường sau:

🔒 Khóa thông tin map (Luồng tự động) Các thông tin đã được map tự động từ hệ thống (bao gồm thông tin Người nhận Consignee, Người gửi Shipper, thông tin Đơn hàng và Số lượng đơn hàng) tuyệt đối không được phép chỉnh sửa. Nếu cố tình xóa thông tin map ở phân hệ gốc, hệ thống sẽ cảnh báo xóa luôn Packing List này.

🔒 Khóa trường tính toán tự động Các trường Tổng SL (Total Quantity), Tổng N.W, Tổng G.W và CBM bị khóa vì hệ thống tự động tính toán dựa trên số liệu đã nhập.

🔒 Khóa toàn bộ Packing List Ngay sau khi nhấn "Báo giá", chọn gói cước và xác nhận book ship thành công với FedEx (hệ thống sinh mã Tracking), toàn bộ dữ liệu của Packing List cho khách hàng sẽ bị khóa cứng, không cho phép chỉnh sửa bất kỳ thông tin nào nữa.

🔒 Khóa chỉnh sửa thông tin đơn hàng Thông tin đơn hàng sẽ được khóa nếu đơn hàng đó đã được nhập kho hoặc được phân loại trong packing list cho khách hàng này.