Skip to main content

Hướng dẫn tạo Packing List cho khách hàng bằng chức năng map thông tin khách hàng vào đơn hàng

Mô tả: Tài liệu mô tả toàn bộ luồng nghiệp vụ của module Packing List cho khách hàng — từ trang danh sách, liên kết thông tin khách hàng với đơn hàng, tạo và chỉnh sửa Packing List, đến book ship.
Hướng dẫn: Video hướng dẫn
Các đơn hàng có thể map với khách hàng: Đơn hàng múi, đơn hàng SA, đơn hàng khách hàng.
URL Packing List cho khách hàng: Danh sách Packing List cho khách hàng

Mục lục

I. Trang danh sách Packing List cho khách hàng

Trang danh sách là điểm khởi đầu của toàn bộ module. Giao diện chia làm 2 khu vực chính: khu vực tìm kiếm & lọc dữ liệu, và danh sách các thẻ Packing List.

1. Tìm kiếm và lọc dữ liệu

Ô tìm kiếm tự do — hỗ trợ tìm kiếm theo các trường:

  • Mã Packing List / Invoice
  • Tên công ty / địa chri Shipper
  • Tên người nhận / công ty / địa chỉ Consignee
  • Mã / Tên đơn hàng
  • Người tạo Packing List
  • Khách hàng (tên và địa chỉ)

Bộ lọc trạng thái — dạng dropdown, các giá trị:

Giá trị Ý nghĩa
Chưa đặt ship Packing List chưa được book với FedEx
Đã đặt ship Đã book và có Tracking Code
Đang ship Hàng đang trên đường vận chuyển
Đã nhận hàng Người nhận đã ký nhận hàng

Bộ lọc Shipper — lọc theo chi nhánh gửi hàng.

2. Danh sách các thẻ Packing List cho khách hàng

Mỗi dòng Packing List cho khách hàng hiển thị các thông tin:

  • Số invoice (khi Packing List cho khách hàng tự sinh bằng việc map thì không tự sinh invoice no, phải cập nhật)
  • Mã Packing List (phía dưới số invoice, có cỡ chữ nhỏ hơn, tự sinh sau khi map đơn hàng với khách hàng)
  • Khách hàng (bao gồm Tên và địa chỉ)
  • Tổng số thùng
  • Người gửi (shipper theo chi nhánh)
  • Ngày gửi
  • Ngày giao hàng dự kiến
  • Mã tracking FedEx (nếu đã book ship mới có mã này, nếu chưa có mã thì để trống)
  • Đơn vị vận chuyển (nếu chưa chọn thì để trống)
  • Tình trạng (Chưa tạo ship, Đã tạo ship, Đang vận chuyển, Đã nhận hàng)

II. Tiền đề — Liên kết thông tin khách hàng với đơn hàng

Trước khi tạo Packing List cho khách hàng, thông tin người nhận (Consignee) và đơn hàng cần được liên kết thông qua chức năng "Thông tin khách hàng" trên danh sách đơn hàng. Dữ liệu này sẽ được map tự động vào Packing List cho khách hàng và không thể chỉnh sửa thủ công.

1. Điều kiện truy cập

  • Người dùng phải có quyền Chỉnh sửa trên trang danh sách đơn hàng
  • Áp dụng cho các loại đơn hàng đã duyệt: Múi / SA / Đơn hàng khách hàng
  • Truy cập: Menu thao tác của từng đơn hàng → chọn "Thông tin khách hàng"

2. Tạo khách hàng

Trong modal Danh sách khách hàng, nhấn nút Thêm khách hàng để mở form tạo mới. Điền Tên khách hàng (bắt buộc, tối đa 255 ký tự), sau đó thêm ít nhất một người nhận bằng nút Thêm người nhận.

Mỗi người nhận gồm các trường bắt buộc:

Trường Ràng buộc
Tên người nhận Tối đa 255 ký tự; nếu chỉ có 1 người nhận, hệ thống tự đề xuất theo tên khách hàng
Địa chỉ giao hàng Duy nhất trong cùng 1 khách hàng, tối đa 255 ký tự
Số điện thoại Đúng định dạng (cho phép dấu +), tối đa 20 ký tự
Email Đúng định dạng, tối đa 255 ký tự

Nhấn Lưu để hoàn tất — khách hàng mới sẽ xuất hiện ngay trong danh sách. Nhấn Hủy để thoát mà không lưu.

3. Luồng chọn khách hàng và người nhận

Modal Danh sách khách hàng cho phép:

  • Tìm kiếm khách hàng theo tên / địa chỉ / email / số điện thoại
  • Tạo khách hàng mới với nhiều người nhận
  • Chọn khách hàng hoặc người nhận cụ thể

Logic lựa chọn:

Cách chọn Kết quả hiển thị trong modal liên kết
Chọn toàn bộ khách hàng Nhiều dòng — mỗi dòng tương ứng 1 người nhận trong nhóm
Chọn người nhận cụ thể 1 dòng duy nhất của người nhận đó

Có thể chọn nhiều người nhận từ nhiều nhóm khách hàng khác nhau.

Ràng buộc khi tạo / chỉnh sửa khách hàng:

Trường Bắt buộc Ràng buộc
Tên khách hàng ✅ Duy nhất trong toàn bộ dữ liệu khách hàng, tối đa 255 ký tự
Tên người nhận ✅ Tối đa 255 ký tự; nếu chỉ có 1 người nhận, hệ thống đề xuất theo tên khách hàng
Địa chỉ giao hàng ✅ Duy nhất trong cùng 1 khách hàng, tối đa 255 ký tự
Số điện thoại ✅ Đúng định dạng (cho phép dấu +), tối đa 20 ký tự
Email ✅ Đúng định dạng local-part@domain, tối đa 255 ký tự

4. Nhập thông tin giao hàng

Sau khi xác nhận chọn từ modal Danh sách khách hàng, mỗi thẻ người nhận cần điền:

Trường Loại Bắt buộc Ràng buộc
Người giao hàng Select ✅ Không được để trống
Số lượng giao hàng Nhập tay ✅ Số nguyên dương > 0, tối đa 12 chữ số
Ngày gửi hàng Chọn ngày ✅ Không được chọn ngày quá khứ

5. Lưu liên kết

  • Nhấn Lưu → hệ thống kiểm tra validation và lưu dữ liệu liên kết
  • Dữ liệu liên kết có thể xem lại hoặc cập nhật bất kỳ lúc nào khi mở lại modal
  • Dữ liệu này là nền tảng để tạo Packing List cho khách hàng

Kết quả sau khi lưu:

  • Hệ thống tự động tạo Packing List cho khách hàng với các dữ liệu đang có: thông tin người gửi (Shipper), thông tin người nhận (Consignee), tab Hàng hóa sẽ có các đơn hàng được map và số lượng tương ứng.
  • Điều kiện để các đơn hàng gộp chung vào 1 Packing List cho khách hàng: cùng khách hàng (cùng địa chỉ), cùng ngày nhận, cùng nơi ship — mỗi đơn hàng sẽ nằm trong một thùng riêng lẻ.

Khi xóa liên kết khách hàng khỏi đơn hàng:

Trường hợp Hành vi hệ thống
Chưa từng bookship Hiển thị modal confirm, cảnh báo thông tin khách hàng sẽ bị xóa khỏi Danh sách người nhận của tất cả đơn hàng liên quan
Đã từng bookship Không cho phép xóa
Xác nhận xóa Xóa map → xóa luôn Packing List tương ứng

III. Tạo và chỉnh sửa Packing List cho khách hàng

1. Truy cập chức năng

  • Chỉnh sửa: Nhấn vào Invoice no hoặc mã packing list trên từng Packing List để mở giao diện chỉnh sửa (nếu bạn là người tạo Packing List đó).
  • Xem chi tiết: Nhấn vào Invoice no hoặc mã packing list trên từng Packing List để mở giao diện xem chi tiết (nếu bạn không là người tạo Packing List đó hoặc Packing List đã xuất kho hoặc đã book ship).

2. Tab Thông tin chung

Trường Bắt buộc Ghi chú
Số Invoice ✅
Ngày gửi hàng ✅ Không được chọn ngày quá khứ
Shipper (Người gửi) ✅ khi báo giá Tự điền từ dữ liệu map
Consignee (Người nhận) ✅ khi báo giá Tự điền từ dữ liệu map
Notify (Đơn vị thông báo) ❌ Bật "Dùng Consignee" để sao chép toàn bộ thông tin từ Consignee hoặc tự chọn trên giao diện
Phương thức vận chuyển ✅ khi báo giá

3. Tab Hàng hóa (bắt buộc khi báo giá hoặc có chỉnh sửa)

  • Nhấn nút + Thêm thùng để tạo thùng mới.
  • Trong mỗi thùng, nhấn + Thêm đơn hàng rồi chọn đơn hàng tương ứng.
  • Bắt buộc khai báo: Số lượng, Trọng lượng tịnh (N.W), Trọng lượng cả bì (G.W) và Kích thước thùng (Chiều Dài / Rộng / Cao). Tất cả các trường số phải lớn hơn 0.
  • Các thông tin không bắt buộc: Mô tả hàng hóa, SKU
  • Hệ thống sẽ tự động tính toán các trường: Tổng số lượng (Total), Tổng trọng lượng và Thể tích (CBM).

⚠️ Lưu ý:

  • Để đảm bảo tính duy nhất, trong cùng một thùng không được chọn nhiều đơn hàng trùng nhau.
  • Đơn hàng được chọn là đơn hàng đã duyệt hoặc hoàn tất.
  • Nếu FROM = TO: được thêm nhiều đơn hàng.
  • Nếu FROM ≠ TO: chỉ được thêm 1 đơn hàng duy nhất vào thùng.
  • 2 field N.W và G.W sẽ tự động tính theo công thức và có thể chỉnh sửa được.

🧮 Công thức tính:

N.W  = Tổng SL đơn hàng trong thùng × 0.08
G.W  = N.W + 2
CBM  = (W × L × H) / 1,000,000 × (TO - FROM + 1)

Quyền chỉnh sửa tab Hàng hóa theo trạng thái:

Trạng thái Quyền
Chưa nhập kho Chỉnh sửa toàn bộ
Đã nhập kho / phân loại Chỉ được thêm đơn hàng mới; không sửa đơn hàng cũ
Đã xuất kho Không được phép chỉnh sửa

4. Tab Hải quan

  • Chọn bên thanh toán thuế — có 3 option: Sender | Recipient | Third Party.
  • Nếu chọn Third Party: phải điền thêm Account Number (chỉ được nhập số - bắt buộc) và Mã số thuế (không bắt buộc).
  • Điều kiện bắt buộc: Nếu Quốc gia của Người gửi khác với Quốc gia của Người nhận, bạn BẮT BUỘC phải điền tab này. Nếu cùng quốc gia, có thể bỏ qua.
  • Nguyên tắc: Tổng số lượng hàng hóa khai báo trong tab Hải quan phải bằng chính xác tổng số lượng hàng hóa ở tab Hàng hóa.

Thông tin cần nhập bắt buộc khi báo giá:

Trường Bắt buộc
Mô tả hàng hóa ✅
Nước sản xuất ✅
Trọng lượng (KG/LB,...) ✅
Số lượng ✅
Giá trị hải quan (VND, USD,...) ✅
HS Code ❌

IV. Báo giá và Book Ship

    • Sau khi điềnnhập đầy đủ và hợp lệ cả 3 tab →trên, nhấn nút Báo giá .
    • Hệ thống sẽ kết nối và trả về các gói cước vận chuyển (VD:ví dụ: FedEx International Economy, FedEx Priority...).
    • ChọLựa chọn gói cước phù hợp →và nhấnbấm Xác nhận lựa chọn .
    • Kết quả: Hệ thống sẽ tự động booking →booking, sinh ra mã vận đơn (Tracking Code →Code), cập nhật trạng thái thành "Đã tạo ship"
    • và Toàkhóa toàn bộ dữ liệu của Packing List bịcho khóakhách cứhàng —này, không cho phép chỉnh sửa bất kỳ thông tin nào nữaa.
      Chi tiết quá trình thực hiện: Hướng dẫn báo giá

V. Quy tắc khóa dữ liệu

Loại khóa Điều kiện kích hoạt Phạm vi
Khóa thông tin map Ngay khi dữ liệu được map tự động Consignee, Shipper, đơn hàng, số lượng
Khóa trường tính toán Luôn luôn Tổng SL, Tổng N.W, Tổng G.W, CBM
Khóa chỉnh sửa đơn hàng Đơn hàng đã nhập kho hoặc phân loại Thông tin đơn hàng trong thùng
Khóa toàn bộ Packing List Đã book ship hoặc đã xuất kho Tất cả dữ liệu

Các trường hợp cập nhật sau khi map

Hành động Kết quả
Xóa map Xóa Packing List tương ứng
Cập nhật thông tin map Cập nhật thông tin khách hàng trong Packing List
Đã map Không cho chỉnh sửa thông tin khách hàng trực tiếp (tạm khóa)
Tạo Packing List thủ công Không tạo map KH với đơn hàng

Khóa theo luồng xuất kho

  • Xuất kho PL hoặc đã bookship → toàn bộ PL bị khóa
  • Nếu PL B có PL C: khi xuất kho PL B → khóa chỉnh sửa cả 2 PL
  • Xuất kho PL bắt buộc phải xuất đủ hộp dự/thiếu
  • Xuất kho PL TTD không tính số lượng theo CN
  • Xuất kho logistic chỉ xuất PL C

Lưu ý về đơn hàng khách hàng

  • Đơn hàng chưa duyệt: được xóa nhưng không được map
  • Đơn hàng đã duyệt mà hủy: hệ thống cảnh báo và hủy luôn PKL liên quan

VI. Sơ đồ quy trình

Quy trình Packing List — Tạo mới & Cập nhật

image-1774248238266.png

Quy trình Packing List — Xử lý đơn hàng bị khóa

image-1774248400593.png

Back to top