Skip to main content

Hướng dẫn tạo Packing List cho khách hàng bằng chức năng map thông tin khách hàng vào đơn hàng

Mô tả: Tài liệu mô tả toàn bộ luồng nghiệp vụ của module Packing List cho khách hàng — từ trang danh sách, liên kết thông tin khách hàng với đơn hàng, tạo và chỉnh sửa Packing List, đến book ship.
Hướng dẫn: Video hướng dẫn

Mục lục

I. Trang danh sách Packing List cho khách hàng

Trang danh sách là điểm khởi đầu của toàn bộ module. Giao diện chia làm 2 khu vực chính: khu vực tìm kiếm & lọc dữ liệu, và danh sách các thẻ Packing List.

1. Tìm kiếm và lọc dữ liệu

Ô tìm kiếm tự do — hỗ trợ tìm kiếm theo các trường:

  • Mã Packing List / Invoice
  • Tên công ty / địa chri Shipper
  • Tên người nhận / công ty / địa chỉ Consignee
  • Mã / Tên đơn hàng
  • Người tạo Packing List
  • Khách hàng (tên và địa chỉ)

Bộ lọc trạng thái — dạng dropdown, các giá trị:

Giá trị Ý nghĩa
Chưa đặt ship Packing List chưa được book với FedEx
Đã đặt ship Đã book và có Tracking Code
Đang ship Hàng đang trên đường vận chuyển
Đã nhận hàng Người nhận đã ký nhận hàng

Bộ lọc Shipper — lọc theo chi nhánh gửi hàng.

2. Danh sách các thẻ Packing List

Mỗi dòng Packing List hiển thị các thông tin:

invoice Packingn) ) cómãng)
CộtGhi chú
  • Số Invoice
    		•
  • Mã PL
    		•  PhíList ( phía dưới Invoicesố no,invoice, có cỡ chữ nhỏ hơn
  • Khách hàng
    		•  ( bao gồm Tên và địa chỉ
  • Tổng số thùng
    		•  Số lượng thùng trong 1 Packing List đó
    Nơ
  • Người gửi
    		•  Tên(Shipper theo chi nhánhnh) gửi
  • Ngày gửi
    		•
  • Ngày giao hàng dự kiến
    		•
  • Mã tracking FedEx
    		•  Chỉ hiển thị( nếu đã book ship,ship đểmới trốngcó mã này, nếu chưa
    thì để trống)
  • Đơn vị vận chuyển (Nếu chưa chọn thì để trống)
  • Tình trạng
    		•  (Chưa tạo ship /ship, Đã tạo ship /ship, Đang vận chuyển /n, Đã nhận hàng

    Người dùng được phép chọn số lượng bản ghi hiển thị trên mỗi trang (paginate).

    3. Hành vi điều hướng từ danh sách

    Khi nhấn vào số Invoice hoặc mã Packing List:

    Điều kiện Hành vi
    Người dùng là người tạo + chưa tạo ship + chưa xuất kho Mở giao diện chỉnh sửa
    Đã tạo ship hoặc đã xuất kho Mở giao diện chỉ xem
    Người dùng đăng nhập không phải người tạo Mở giao diện chỉ xem

    II. Tiền đề — Liên kết thông tin khách hàng với đơn hàng

    Trước khi tạo Packing List cho khách hàng, thông tin người nhận (Consignee) và đơn hàng cần được liên kết thông qua chức năng "Thông tin khách hàng" trên danh sách đơn hàng. Dữ liệu này sẽ được map tự động vào Packing List cho khách hàng và không thể chỉnh sửa thủ công.

    1. Điều kiện truy cập

    • Người dùng phải có quyền Chỉnh sửa trên trang danh sách đơn hàng
    • Áp dụng cho các loại đơn hàng: Múi / SA / Đơn hàng khách hàng
    • Truy cập: Menu thao tác của từng đơn hàng → chọn "Thông tin khách hàng"

    2. Luồng chọn khách hàng và người nhận

    Modal Danh sách khách hàng cho phép:

    • Tìm kiếm khách hàng theo tên / địa chỉ / email / số điện thoại / shipper
    • Tạo khách hàng mới với nhiều người nhận
    • Chọn khách hàng hoặc người nhận cụ thể

    Logic lựa chọn:

    Cách chọn Kết quả hiển thị trong modal liên kết
    Chọn toàn bộ khách hàng Nhiều dòng — mỗi dòng tương ứng 1 người nhận trong nhóm
    Chọn người nhận cụ thể 1 dòng duy nhất của người nhận đó

    Có thể chọn nhiều người nhận từ nhiều nhóm khách hàng khác nhau.

    Ràng buộc khi tạo / chỉnh sửa khách hàng:

    Trường Bắt buộc Ràng buộc
    Tên khách hàng ✅ Duy nhất trong toàn bộ dữ liệu khách hàng, tối đa 255 ký tự
    Tên người nhận ✅ Tối đa 255 ký tự; nếu chỉ có 1 người nhận, hệ thống đề xuất theo tên khách hàng
    Địa chỉ giao hàng ✅ Duy nhất trong cùng 1 khách hàng, tối đa 255 ký tự
    Số điện thoại ✅ Đúng định dạng (cho phép dấu +), tối đa 20 ký tự
    Email ✅ Đúng định dạng local-part@domain, tối đa 255 ký tự

    3. Nhập thông tin giao hàng

    Sau khi xác nhận chọn từ modal Danh sách khách hàng, mỗi thẻ người nhận cần điền:

    Trường Loại Bắt buộc Ràng buộc
    Tên người nhận Chỉ đọc (tự động điền) — —
    Địa chỉ giao hàng Chỉ đọc (tự động điền) — —
    Shipper Select hoặc tạo mới (dạng tag) ✅ Không được để trống
    Số lượng giao hàng Nhập tay ✅ Số nguyên dương > 0, tối đa 12 chữ số
    Ngày giao hàng dự kiến Date picker ✅ Không được là ngày quá khứ

    4. Lưu liên kết

    • Nhấn Lưu → hệ thống kiểm tra validation và lưu dữ liệu liên kết
    • Dữ liệu liên kết có thể xem lại hoặc cập nhật bất kỳ lúc nào khi mở lại modal
    • Dữ liệu này là nền tảng để tạo Packing List cho khách hàng
    • Khi map Thông tin khách hàng cho đơn hàng xong, hệ thống sẽ tự tạo Packing list cho khách hàng với các dữ liệu đang có: Thông tin người gửi (shipper), thông tin người nhận (consignee), tab hàng hóa sẽ có các đơn hàng được map và số lượng map tương ứng.
    • Điều kiện để các đơn hàng gộp chung vào 1 Packing List cho khách hàng: Cùng khách hàng (cùng địa chỉ), cùng ngày nhận, cùng nơi ship thì các đơn hàng đó sẽ gộp lại nằm trong từng thùng riêng lẻ của Packing List cho khách hàng đó (mỗi đơn hàng 1 thùng).

    III. Tạo và chỉnh sửa Packing List cho khách hàng

    1. Truy cập chức năng

    • Chỉnh sửa: Nhấn vào invoice no hoặc mã Packing list cho khách hàng trên từng dòng trong danh sách (khi tạo Packing List cho khách hàng bằng phương pháp map thông tin khách hàng vào đơn hàng thì lúc này chưa có invoice no, chỉ có thể nhấn vào mã để mở giao diện chỉnh sửa)

    Tài khoản phải được cấp quyền Chỉnh sửa để thực hiện thao tác này.

    2. Tab Thông tin chung

    Trường Bắt buộc Ghi chú
    Số Invoice ✅
    Ngày gửi hàng ✅ Không được chọn ngày quá khứ
    Shipper (Người gửi) ✅ Tự điền từ dữ liệu map
    Consignee (Người nhận) ✅ khi báo giá Tự điền từ dữ liệu map
    Notify (Đơn vị thông báo) ❌ Bật "Dùng Consignee" để sao chép toàn bộ thông tin từ Consignee hoặc tự chọn trên giao diện
    Phương thức vận chuyển ✅

    3. Tab Hàng hóa

    Bắt buộc khi báo giá hoặc có chỉnh sửa.

    Cấu trúc: Packing List → Thùng → Đơn hàng

    • Nhấn + Thêm thùng để tạo thùng mới
    • Trong mỗi thùng, nhấn + Thêm đơn hàng để chọn đơn hàng

    Trường bắt buộc cho mỗi thùng:

    Trường Bắt buộc Ghi chú
    Mã SKU ✅
    Số lượng ✅ Phải > 0
    N.W (Trọng lượng tịnh) ✅ Tự động tính, có thể chỉnh sửa
    G.W (Trọng lượng cả bì) ✅ Tự động tính, có thể chỉnh sửa
    Kích thước (D × R × C) ✅ Phải > 0
    Tổng SL / Tổng N.W / Tổng G.W / CBM 🔒 Khóa Tự động tính, không chỉnh sửa được

    Công thức tính tự động:

    N.W  = Tổng SL đơn hàng trong thùng × 0.08
G.W  = N.W + 2
CBM  = (W × L × H) / 1,000,000 × (TO - FROM + 1)

    Ràng buộc đơn hàng trong thùng:

    Điều kiện Số đơn hàng cho phép trong thùng
    FROM = TO Nhiều đơn hàng (không được trùng nhau)
    FROM ≠ TO Chỉ 1 đơn hàng duy nhất

    Quyền chỉnh sửa tab Hàng hóa theo trạng thái:

    Trạng thái Quyền
    Chưa nhập kho Chỉnh sửa toàn bộ
    Đã nhập kho / phân loại Chỉ được thêm đơn hàng mới; không sửa đơn hàng cũ
    Đã xuất kho Không được phép chỉnh sửa

    4. Tab Hải quan

    Bắt buộc khi Quốc gia người gửi ≠ Quốc gia người nhận. Nếu cùng quốc gia, có thể bỏ qua.

    Chọn bên thanh toán thuế:

    Option Yêu cầu thêm
    Sender Không
    Recipient Không
    Third Party Bắt buộc nhập Account Number (chỉ số) và Mã số thuế (không bắt buộc)

    Thông tin khai báo hàng hóa:

    Trường Bắt buộc
    Mô tả hàng hóa ✅
    Nước sản xuất ✅
    Trọng lượng (KG/LB...) ✅
    Số lượng ✅
    Giá trị hải quan (VND, USD...) ❌
    HS Code ❌

    ⚠️ Tổng số lượng khai báo hải quan phải bằng đúng tổng số lượng ở tab Hàng hóa.

    IV. Báo giá và Book Ship

    1. Sau khi điền đầy đủ và hợp lệ cả 3 tab → nhấn Báo giá
    2. Hệ thống kết nối và trả về các gói cước (VD: FedEx International Economy, FedEx Priority...)
    3. Chọn gói cước phù hợp → nhấn Xác nhận lựa chọn
    4. Hệ thống tự động booking → sinh Tracking Code → cập nhật trạng thái "Đã tạo ship"
    5. Toàn bộ Packing List bị khóa cứng — không cho phép chỉnh sửa bất kỳ thông tin nào nữa
      Chi tiết quá trình thực hiện: Hướng dẫn báo giá

    V. Quy tắc khóa dữ liệu

    Loại khóa Điều kiện kích hoạt Phạm vi
    Khóa thông tin map Ngay khi dữ liệu được map tự động Consignee, Shipper, đơn hàng, số lượng
    Khóa trường tính toán Luôn luôn Tổng SL, Tổng N.W, Tổng G.W, CBM
    Khóa chỉnh sửa đơn hàng Đơn hàng đã nhập kho hoặc phân loại Thông tin đơn hàng trong thùng
    Khóa toàn bộ Packing List Đã book ship hoặc đã xuất kho Tất cả dữ liệu

    VI. Sơ đồ quy trình

    Tổng quan luồng từ liên kết khách hàng đến Packing List cho khách hàng hoàn tất

    [Danh sách Đơn hàng]
        ↓  action "Thông tin khách hàng"
[Modal: Thông tin khách hàng]
        ↓  mở modal con
[Modal: Danh sách khách hàng]
        ↓  chọn khách hàng / người nhận → Xác nhận
[Nhập số lượng + ngày giao + shipper → Lưu]
        ↓  dữ liệu map tự động
[Trang danh sách Packing List cho khách hàng]
        ↓  + Sửa Packing List
[Form tạo PKL: Tab Thông tin chung]
        ↓
[Form tạo PKL: Tab Hàng hóa]
        ↓
[Form tạo PKL: Tab Hải quan]
        ↓  Báo giá
[Chọn gói cước → Xác nhận]
        ↓
[Packing List cho khách hàng hoàn tất — Khóa toàn bộ]
    Back to top