Skip to main content

Hướng dẫn tạo Packing List cho khách hàng bằng chức năng map thông tin khách hàng vào đơn hàng

Flow Map: Thông tin khách hàng → Packing List cho khách hàng

Tổng quan luồng

[Danh sách Đơn hàng]
        ↓  (action: "Thông tin khách hàng")
[Modal: Thông tin khách hàng]
        ↓  (chọn khách hàng / người nhận)
[Modal: Danh sách khách hàng]
        ↓  (xác nhận)
[Dữ liệu người nhận được map vào đơn hàng]
        ↓  (làm nền tảng)
[Tạo Packing List cho khách hàng]
        ↓  (book ship thành công)
[Packing List hoàn tất – khóa toàn bộ]

Bước 1 — Liên kết đơn hàng với khách hàng

Điều kiện truy cập: Người dùng phải có quyền Chỉnh sửa trên trang danh sách đơn hàng.

Áp dụng cho loại đơn hàng: Múi / SA / Đơn hàng khách hàng

1.1 Mở modal Thông tin khách hàng

  • Từ menu thao tác của từng đơn hàng trên danh sách → chọn "Thông tin khách hàng"
  • Modal mở ra hiển thị:
    • Mã đơn hàng
    • Danh sách khách hàng (nếu đã map trước đó)
    • Danh sách người nhận (nếu đã map trước đó)

1.2 Chọn khách hàng / người nhận (qua Modal Danh sách khách hàng)

Cách chọn Kết quả hiển thị trong modal liên kết
Chọn toàn bộ khách hàng Nhiều dòng — mỗi dòng = 1 người nhận trong nhóm
Chọn người nhận cụ thể 1 dòng duy nhất tương ứng người nhận đó

Có thể chọn nhiều người nhận từ nhiều nhóm khách hàng khác nhau.

1.3 Nhập thông tin giao hàng cho từng người nhận

Mỗi thẻ người nhận cần điền:

Trường Loại Bắt buộc
Tên người nhận Chỉ đọc (tự động điền) —
Địa chỉ giao hàng Chỉ đọc (tự động điền) —
Shipper Select (hiện có hoặc tạo mới) ✅
Số lượng giao hàng Số nguyên dương > 0, tối đa 12 chữ số ✅
Ngày giao hàng dự kiến Ngày hợp lệ, không được là ngày quá khứ ✅

1.4 Lưu liên kết

  • Nhấn Lưu → hệ thống kiểm tra validation và lưu dữ liệu
  • Dữ liệu có thể xem lại / cập nhật bất kỳ lúc nào khi mở lại modal

Bước 2 — Dữ liệu được map sang Packing List

Sau khi liên kết đơn hàng–khách hàng thành công, các thông tin sau tự động được map và không thể chỉnh sửa thủ công trong Packing List:

Dữ liệu map Nguồn gốc
Thông tin Consignee (người nhận) Từ dữ liệu người nhận đã liên kết
Thông tin Shipper (người gửi) Từ trường Shipper đã chọn ở bước liên kết
Đơn hàng & số lượng Từ đơn hàng đã chọn + số lượng giao hàng

⚠️ Nếu cố tình xóa dữ liệu map ở phân hệ gốc, hệ thống sẽ cảnh báo và xóa luôn Packing List liên quan.

Bước 3 — Tạo Packing List cho khách hàng

Truy cập: Màn hình Danh sách Packing List → nhấn + Tạo Packing List

3.1 Khai báo Thông tin chung

Trường Bắt buộc Ghi chú
Số Invoice ✅
Ngày gửi hàng ✅ Không được chọn ngày quá khứ
Shipper ✅ Tự điền từ dữ liệu map
Consignee ✅ (khi báo giá) Tự điền từ dữ liệu map
Notify ❌ Có thể bật "Dùng Consignee" để sao chép
Phương thức vận chuyển ✅

3.2 Tab Hàng hóa

  • Thêm thùng → thêm đơn hàng vào thùng
  • Các trường bắt buộc: Mã SKU, Số lượng, N.W, G.W, Kích thước (D/R/C)
  • Trường tự động tính và bị khóa: Tổng SL, Tổng N.W, Tổng G.W, CBM

Công thức:

N.W  = Tổng SL trong thùng × 0.08
G.W  = N.W + 2
CBM  = (W × L × H) / 1,000,000 × (TO - FROM + 1)

Ràng buộc đơn hàng trong thùng:

Điều kiện Số đơn hàng tối đa trong thùng
FROM = TO Nhiều đơn hàng
FROM ≠ TO Chỉ 1 đơn hàng

3.3 Tab Hải quan

Bắt buộc khi: Quốc gia người gửi ≠ Quốc gia người nhận

Trường Bắt buộc
Mô tả hàng hóa ✅
Nước sản xuất ✅
Trọng lượng ✅
Số lượng ✅
Bên thanh toán thuế (Sender / Recipient / Third Party) ✅
Account Number (nếu Third Party) ✅
Giá trị hải quan ❌
HS Code ❌

Tổng số lượng khai báo hải quan phải bằng đúng tổng số lượng ở tab Hàng hóa.

Bước 4 — Báo giá & Book Ship

  1. Nhấn Báo giá → hệ thống trả về các gói cước (FedEx International Economy, Priority, v.v.)
  2. Chọn gói cước phù hợp → nhấn Xác nhận lựa chọn
  3. Hệ thống tự động booking → sinh Tracking Code → cập nhật trạng thái "Đã tạo ship"
  4. Toàn bộ Packing List bị khóa cứng — không cho phép chỉnh sửa bất kỳ thông tin nào

Quy tắc khóa dữ liệu theo trạng thái

Trạng thái Packing List Quyền chỉnh sửa
Chưa nhập kho Chỉnh sửa toàn bộ
Đã nhập kho / phân loại Chỉ thêm đơn hàng mới, không sửa đơn hàng cũ
Đã xuất kho Không được phép chỉnh sửa
Đã book ship (có Tracking Code) Khóa cứng toàn bộ

Vòng đời trạng thái Packing List

Chưa tạo ship
      ↓  (sau khi book ship thành công)
Đã tạo ship
      ↓  (FedEx nhận hàng và vận chuyển)
Đang vận chuyển
      ↓  (người nhận ký nhận)
Đã nhận hàng

Sơ đồ quan hệ dữ liệu

Khách hàng (Customer)
  └── Người nhận 1 (địa chỉ A)
  └── Người nhận 2 (địa chỉ B)   ← địa chỉ phải duy nhất trong cùng 1 khách hàng
        ↓ liên kết qua modal
Đơn hàng  ←→  Người nhận  (quan hệ nhiều–nhiều)
  └── Số lượng giao
  └── Ngày giao dự kiến
  └── Shipper
        ↓ map tự động
Packing List cho khách hàng
  └── Tab Hàng hóa (thùng + đơn hàng)
  └── Tab Hải quan (khai báo quốc tế)
  └── Báo giá → Book Ship → Tracking Code

Các điểm rủi ro & lưu ý nghiệp vụ

  • Không thể chỉnh sửa thông tin map: Consignee, Shipper, đơn hàng và số lượng được lấy từ bước liên kết — tuyệt đối không sửa tay.
  • Xóa dữ liệu gốc = xóa Packing List: Nếu xóa thông tin đã map ở phân hệ gốc, hệ thống cảnh báo và có thể xóa luôn Packing List.
  • Ngày gửi & ngày giao: Cả hai đều không được phép chọn ngày quá khứ.
  • Tổng số lượng hải quan: Phải khớp chính xác với tổng số lượng ở tab Hàng hóa — sai sẽ không qua được bước báo giá.
  • Book ship là điểm không thể quay lại: Sau khi xác nhận book và có Tracking Code, dữ liệu bị khóa vĩnh viễn.
Back to top