Hướng dẫn chức năng Booking Shipment (FEDEX)

1. Tổng quan

Chức năng Booking Shipment cho phép người dùng thực hiện báo giá vận chuyển quốc tế và xác nhận đặt đơn hàng vận chuyển (booking) thông qua đơn vị vận chuyển (hiện tại hỗ trợ FedEx),. Kết quả của quá trình này là hệ thống sẽ sinh ra mã vận đơn (AWB/Tracking Number) và khóa dữ liệu Packing List để đảm bảo tính toàn vẹn.

2. Điều kiện thực hiện

Để có thể thực hiện booking shipment, Packing List (PKL) cần thỏa mãn các điều kiện sau:

• Trạng thái: PKL phải ở trạng thái Chưa tạo ship.
• Thông tin hàng hóa: Đã nhập đầy đủ chi tiết đóng gói (số thùng, số lượng sản phẩm, trọng lượng N.W, G.W và kích thước).
• Thông tin hải quan: Nếu gửi hàng đi nước ngoài (Quốc gia Shipper và Consignee khác nhau), bắt buộc phải nhập đầy đủ danh mục hàng hóa và tổng số lượng khai báo hải quan phải khớp với tổng số lượng ở tab hàng hóa.
• Quyền hạn: Người dùng phải có quyền Chỉnh sửa mới có thể thực hiện báo giá và booking.

3. Quy trình thực hiện

Bước 1: Truy cập danh sách Packing List

Người dùng truy cập vào trang Quản lý Packing List hoặc Packing List cho khách hàng.

• Sử dụng bộ lọc trạng thái "Chưa tạo ship" để tìm các lô hàng cần xử lý.

Bước 2: Mở Modal Báo giá

• Vào chi tiết PKL và nhấn nút "Báo giá".

Bước 3: Lựa chọn dịch vụ vận chuyển

Hệ thống hiển thị Modal Dịch vụ vận chuyển với các thông tin sau:

• Ngày dự kiến gửi hàng: Người dùng chủ động lựa chọn ngày gửi (không được chọn ngày trong quá khứ).
• Danh sách tùy chọn: Hệ thống sẽ gọi API của FedEx để hiển thị các gói dịch vụ (ví dụ: FedEx International First, Priority, Economy...) kèm theo phí vận chuyển và thời gian giao hàng dự kiến tương ứng.
• Lưu ý: Chỉ được chọn duy nhất một tùy chọn dịch vụ trong danh sách cung cấp.

Bước 4: Xác nhận Booking (Confirm Ship)

• Sau khi chọn dịch vụ, nhấn nút "Xác nhận lựa chọn" hoặc "Confirm".
• Hệ thống sẽ tiến hành gửi yêu cầu booking sang FedEx.

4. Kết quả sau khi Booking thành công

Sau khi xác nhận thành công, hệ thống sẽ tự động thực hiện các hành động sau:

1. Cập nhật trạng thái: Packing List chuyển sang trạng thái Đã tạo ship.
2. Sinh mã vận đơn: Tự động cập nhật mã Tracking Number / AWB vào thông tin PKL.
3. Khóa dữ liệu: Tất cả hành động chỉnh sửa thông tin hàng hóa, hải quan và các nút "Báo giá", "Chỉnh sửa" sẽ bị ẩn hoặc khóa lại để không cho phép thay đổi thông tin sau khi đã có vận đơn.
4. Hành động tiếp theo: Người dùng có thể thực hiện in nhãn dán hoặc tải file báo cáo chi tiết.

5. Các quy tắc nghiệp vụ cần lưu ý

• Sửa thông tin: Chỉ được chỉnh sửa PKL khi chưa được book ship. Những thông tin đã được map từ hệ thống (như thông tin khách hàng) sẽ không được phép sửa đổi.
• Chi phí: Mức giá hiển thị là dự kiến dựa trên kích thước và trọng lượng khai báo. Mức phí cuối cùng sẽ dựa trên số liệu đo lường thực tế của FedEx khi lấy hàng.
• Giới hạn: Mỗi Packing List chỉ được thực hiện duy nhất 1 booking thành công.
• Hủy bỏ: Nếu người dùng nhấn "Hủy" trong modal báo giá, PKL vẫn giữ nguyên trạng thái "Chưa tạo ship" và có thể báo giá lại sau.
• Hủy báo giá: Sau khi đã báo giá nếu có thay đổi có thể nhấn hủy và tiến hành báo giá lại.